Come organizzare il tuo tempo al lavoro?

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Ecco qualche consiglio per ottenere il massimo dal tempo a disposizione senza affanni e con un’opportuna organizzazione.

Come andrebbe organizzata la giornata?

Sembra una domanda da 1 Milione di Dollari ma in effetti non è così complicato.qualità tempo

Sul lavoro, come nella vita privata la gestione del tempo non è cosa semplice ma questo aspetto non deve mai essere sottovalutato. Niente, nè la più grande preparazione tecnica, nè la capacità di risolvere problemi last minute potrà mai sopperire alla mancanza di organizzazione. Occorre dunque PIANIFICARE sempre.

Un consapevolezza? Ogni giorno è composto da 1440 minuti, ognuno di quelli persi sarà irrecuperabile ed è per questo che deve essere nostra responsabilità farli fruttare al meglio.

Come farlo nella pratica?

Fai il backup della Memoria

Quante volte nel corso della giornata ti ritrovi a pensare: “Entro domani devo rispondere a questa mail!” “Ah, non ho ancora preparato quel progetto!” “Ops, il cliente attendeva la call di cui mi sono dimenticato!”

Il nostro cervello funziona come un computer e dunque, arriverà un momento in cui tutte queste informazioni transitorie riempiranno la memoria.

Il trucco? Anticipa il rischio di memoria piena, scaricandola!

Prendi appunti e metti giù le task ancora aperte che necessitano di essere concluse. Non significa fare delle to-do list che si trasformano spesso in liste di cose che non riuscirò mai a fare ma  di un semplicissimo ed utile promemoria, meglio se attraverso un calendario. Si avrà, in questo modo, una visione chiara degli impegni, delle consegne e delle scadenze.

Questo sarà il punto di partenza per capire al meglio come organizzare la giornata.

 Regola del ”Singolo Tocco”

Quante volte al giorno controlli le mail sullo smartphone e quante volte questa azione, ti distoglie l’attenzione da ciò che stai facendo? E’ un inconveniente che rischia di togliere molto tempo prezioso al nostro lavoro.

Nulla di più sbagliato!

Ogni volta che iniziamo un’attività senza avere l’opportuna attenzione o la volontà di portarla a termine, stiamo sprecando tempo. Tutte le volte che ci interrompiamo pensando così di avvantaggiarci altro lavoro, non facciamo altro che procrastinare un’attività che avremo potuto concludere in breve tempo senza portarci dietro inutili arretrati.

Ecco, le persone che sanno organizzare il proprio tempo evitano questo errore e si impongono la regola del “singolo tocco”.

Quanto tempo avresti risparmiato, se avessi “toccato” quell’email una sola volta, magari in un momento in cui eri sicuro di poterti ritagliare 15 minuti per una risposta ben ponderata?

Parola d’ordine: Pianificare

Quando inizi una nuova attività ipotizza un tempo per il suo svolgimento. Ad esempio: realizzare questo progetto impiegherà 2 ore della mia giornata. Non si tratta di una sfida contro il tempo, ma di un sistema da adottare contro le distrazioni di qualsiasi tipo.

Dati statistici rivelano che le risorse più produttive non fanno mai gli straordinari? Perchè? Queste persone sanno che la produttività personale ha un picco e che ogni minuto che spendiamo a lavorare quando ormai abbiamo superato quel picco è un minuto di lavoro sprecato. In quel caso sarebbe meglio fermarsi e rigenerare le energie per l’indomani.

La prima regola d’oro per organizzare il tempo nel modo migliore è la Pianificazione. Dedicare qualche minuto a pianificare la giornata, la settimana, il mese o, addirittura, l’anno ci aiuta a definire l’effettiva priorità delle cose da fare e dare a ciascuna il suo posto. Questa visione del futuro ci aiuta anche a distinguere fra le cose urgenti e le cose importanti.

Una buona postazione di lavoro, una pianificazione del tempo, una buona routine di lavoro, le giuste ore di sonno e di tempo libero sono fondamentali per godere delle proprie giornate e portare a termine i nostri obiettivi.

Ricordate: abbiamo tutti a disposizione lo stesso tempo durante la giornata, come organizzarlo e dare la priorità alle nostre attività dipende solo da noi.

Cosa aspettate a godere di ogni minuto del vostro tempo?